Ana sayfa › Blog › KVKK uyumlu hasta randevu formu nasıl olmalı?

KVKK uyumlu hasta randevu formu nasıl olmalı?

Randevu formu ad ve telefon topladığı anda KVKK devreye girer. Aydınlatma metni, açık rıza, veri sorumlusu ayrımı ve saklama süreleri: pratik rehber.

Formunuz KVKK kapsamında mı? Neredeyse kesin evet

Sitenizdeki form ad, soyad ve telefon istiyorsa kişisel veri işliyorsunuz demektir; randevu formu sağlık hizmetine ilişkin olduğu için işin hassasiyeti daha da yüksektir. KVKK uyumu üç somut şey ister: kişiyi bilgilendirmek (aydınlatma), gerektiğinde onay almak (açık rıza) ve veriyi amaçla sınırlı kullanmak. Üçü de formun tasarımında görünür olmalıdır.

Aydınlatma metni: kim, neyi, neden işliyor?

Aydınlatma metni şu soruları sade dille cevaplamalı: hangi veriler toplanıyor (ad, telefon, seçilen hizmet), hangi amaçla (randevunun oluşturulması, hatırlatma SMS'i), kimlere aktarılıyor (yalnızca SMS gönderimi için servis sağlayıcıya), ne kadar saklanıyor ve kişinin hakları neler. Metin ayrı bir sayfada durur, formdan link verilir. Örnek yapı olarak kendi aydınlatma metnimize bakabilirsiniz; iki durumu (site ziyaretçisi ve klinik hastası) ayrı ayrı ele alır.

Açık rıza kutusu: önceden işaretli olamaz

Formda "Aydınlatma metnini okudum, kişisel verilerimin randevu amacıyla işlenmesine onay veriyorum" gibi bir kutu bulunmalı ve şu üç kurala uymalıdır: kutu varsayılan olarak boş olmalı (önceden işaretli rıza geçersizdir), rıza metni aydınlatma metnine link vermeli ve kutu işaretlenmeden form gönderilememelidir. Rızanın ne zaman verildiğini kayıt altında tutmak da ispat açısından önemlidir.

Veri sorumlusu kim: klinik mi, siteyi yapan ajans mı?

Sık karışan konu: hasta verisinin sorumlusu kliniktir; siteyi ve randevu sistemini işleten ajans ya da yazılım firması "veri işleyen" konumundadır ve kliniğin talimatıyla hareket eder. Sözleşmenizde bu ayrımın yazması gerekir. İş ilişkisi biterse verinin ne olacağı da netleşmeli: bizim modelimizde randevu kayıtları kliniğe teslim edilir ve sistemden silinir.

5 dakikalık kontrol listesi

1. Formda aydınlatma metni linki var mı?
2. Açık rıza kutusu boş geliyor ve zorunlu mu?
3. Veri yalnızca randevu için mi kullanılıyor; pazarlama listesine ekleniyorsa bunun için ayrı rıza var mı?
4. Form verisi SSL ile mi iletiliyor (adres çubuğunda kilit)?
5. Verilere kimlerin eriştiği belli mi; panel şifreyle korunuyor mu?

Kurduğumuz her randevu formunda bu yapı hazır gelir: aydınlatma metni, açık rıza kutusu ve panel erişim anahtarı. Demo randevu ekranında rıza kutusunun kurgusunu görebilirsiniz.